Waarom alleen sturen op uren niet werkt

Als je in je winkel stuurt op minder urenverbruik, krijg je minder urenverbruik. Als je stuurt op meer kwaliteit, krijg je meer kwaliteit. Maar helaas zijn daar vaak ook meer uren voor nodig. Hoe krijg je én kwaliteit én urenverbruik in balans? Kunnen ze überhaupt wel samengaan?

Ja, dat kan. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat je elkaar en jezelf goed begrijpt. Mijn advies is: practice what you preach. Ga die werkvloer op en doe wat jouw mensen moeten doen. Loop eens een vulshift mee in je winkel. Bereid hem zelf van A tot Z voor. Mensen inplannen, vulshiftpraatje houden, vulshift begeleiden en controleren. Volledig volgens het boekje. Zoals jij denkt dat het moet. Dus vakken goed fifo gevuld (kwaliteit), met de klant meelopen als ze iets zoeken (service), alle tellingen doen én binnen de begrote uren en uurlonen blijven. Hoeveel werk is er te doen? Hoeveel mensen heb je nodig? Je weet het meteen, uit eigen ervaring.

Zo plan ik mijzelf geregeld in als teamleider. En dan kom ik achter mooie dingen. Ik kijk hoe mensen echt werken in plaats van dat ik een gesprek voer over hoe mensen zeggen dat ze (zouden moeten) werken. Mensen zeggen namelijk altijd dat ze het doen zoals het moet. Jij weet als leidinggevende dat dat niet zo is, want het resultaat is er niet naar. Alleen neem je de moeite niet om eens echt mee te lopen. En doe je gek genoeg wel heel veel moeite om de ander te overtuigen van jouw denk- en werkwijze.

Onlangs had ik bijvoorbeeld een gesprek met een teamleider van de Verkoopafdeling over de inzet van uren op haar afdeling. Ik vroeg haar of er uren af konden, want de begroting werd niet gehaald en de kwaliteit werd niet beter. Nee, was het antwoord. Domme vraag natuurlijk, anders had ze dat zelf allang gedaan.

Ik vroeg: “Zullen we samen eens een planning maken vanuit de ideale wereld en kijken hoeveel uren werk er dan in zitten?” Goed idee, vond ze. Maandagochtend. Betty werkt van 7:00 tot 12:00. Dan moet ze naar huis voor de kinderen. En dan komt Marlinde, van 12:00 tot 18:00.

“Is dat handig, op het drukste moment in je eentje staan? Ik zie vaak dat de pistoletjes op zijn rond die tijd”, opperde ik. Dat was inderdaad niet handig, dat klopte, maar het kon niet anders. Hmm, lastig. “Zullen we proberen eerst een planning te maken op de klantenstroom en daarna kijken hoe we dit met personele inzet kunnen oplossen?”

Dat hebben we gedaan. Het resultaat van de nieuwe weekplanning was 30 uur minder inzet per week en een volle bak pistoletjes tijdens lunchtijd. Veel avonden stond er een dubbele bezetting ingepland. Dat was niet nodig. De klantenpiek was na 18:00 uur weg. Kunnen kwaliteit en minder urenverbruik samengaan? Ja dat kan. Als je er eerst voor zorgt dat je elkaar goed begrijpt. En vooral, als je het zelf goed begrijpt.

En Betty? Zij begreep het ook. Ze baalde er ook van dat de klanten altijd aan het klagen waren over pistoletjes. Thuis heeft ze het kunnen regelen. Totaal geen onwil, de juiste vraag was haar alleen nog nooit gesteld. Er werd louter gestuurd op uren.

Het mooie is: jij kunt er als leidinggevende voor kiezen om daar NU anders mee om te gaan.
Ga het zelf eens doen. Practice what you preach.

© 2019 Van den Hout Consultancy